AI-notulisten: wie neemt je vergadering op?
AI-notulisten (zoals Otter, Fireflies, Read.ai of Fathom) schuiven aan in videogesprekken of luisteren via een telefoon, nemen alles op en maken er met AI notities van. Maak afspraken over opnemen, kijk wie er deelneemt, en blokkeer deze diensten op werktoestellen en netwerken als ze niet goedgekeurd zijn.
Er komt een vreemde deelnemer in je videogesprek: "Notetaker". Niemand nodigde hem uit, maar iemands agenda wel. Vanaf nu wordt alles wat je zegt opgenomen, bewaard door een derde en verwerkt door AI. Voor een familiegesprek is dat misschien geen probleem. Voor een dokter, advocaat, rechtbank of bedrijf met klantgegevens is het ernstig.
Waarom het belangrijk is
- Toestemming: in de EU heb je om mensen op te nemen meestal een wettelijke grond en duidelijke informatie nodig. Veel deelnemers stemden nooit in.
- Vertrouwelijke gegevens: klantgegevens, gezondheidsinformatie en dossiers belanden bij een externe dienst.
- Verspreiding: sommige tools schuiven automatisch aan bij elke vergadering in iemands agenda, ook met mensen van buiten.
Wat je kunt doen
- Maak een afspraak: geen opname zonder het iedereen te vragen, en nooit in vertrouwelijke vergaderingen.
- Gebruik de lobby / wachtruimte in Teams, Zoom of Meet, zodat je ziet wie binnenkomt, en verwijder onbekende bots.
- Blokkeer de diensten op werktoestellen en het kantoornetwerk. Human Override heeft een categorie "AI-opnames en notulisten" met 16 van deze diensten, in de extensie, de apps en het gratis Pro-pakket voor IT.
Dit is geen juridisch advies. Vraag aan je functionaris voor gegevensbescherming welke tools in je organisatie mogen.
Blokkeer AI-opnames met Human Override
Vragen
Welke notulisten worden geblokkeerd?
Otter, Fireflies, Read.ai, Fathom, tl;dv, Notta, Sembly, MeetGeek, Avoma, Supernormal, Granola, Jamie, Tactiq, Limitless, Rewind en Plaud.
Kan ik een goedgekeurde tool nog gebruiken?
Ja. Vink de categorie uit, of zet de tool op de lijst "altijd toelaten".
Houdt dit iemand tegen die opneemt met een telefoon?
Nee. Het blokkeert de AI-diensten, niet een microfoon in de kamer. Duidelijke afspraken blijven nodig.